Operasi Fungsional Utama dan Proses Bisnis

 

Dalam sebuah perusahaan tidaklah lepas dari sebuah proses bisnis, dimana dalam proses ini terjadi sebuah kesepakatan atau perjanjian dari kedua perusahaan yang menjalin kerja sama demi meningkatkan mutu dan kualitas dari perusahaan tersebut. Contohnya dalam bidang pangan, terdapat proses yang cukup panjang sebelum makanan tersebut siap untuk diedarkan ke customer. 

Untuk itu dihalaman ini saya akan memberi sebuah contoh proses bisnis kedai kopi fiktif, dimana saya akan menampilkan Operasi Fungsional Utama yang dapat memudahkan setiap karyawan untuk menjalankan tugasnya dengan cepat dan efisien. Operasi Fungsional Utama sendiri terbagi menjadi empat bagian yaitu: Marketing and Sale (M/S), Supply Chain Management (SCM), Accounting and Finance (A/F), Human Resouces (HR). Setiap peran tersebut memegang peranan penting bagi kemajuan dari perusahaan tersebut.  

Proses bisnis yang terjadi pada kedai kopi fiktif

Fungsi Bisnis	Operasi Fungsional Utama
	Mareting and Sale	Supply Chain Management	Accounting and Finance	Human Resource
	Menerima pesanan	Melakukan pembelian bahan baku dan alat produksi. (Kopi, Gula, Susu, Coklat Cair, Air, Termometer, Gelas, French Press, Sendok)	Mencatat data transaksi pengadaan bahan baku	Merekrut Karyawan Baru. (Barista, Kasir, M/S, SCM, A/F, HR)
	Melakukan promosi di media sosial dan media cetak	Menjamin kualitas dari bahan baku tersebut	Mendata transaksi pembayaran dari customer	Membimbing / Training karyawan baru
	Merancang diskon sebesar 5% untuk pelanggan yang melakukan pembayaran dengan uang digital (Gopay, M-Banking, OVO, LinkAja, Dana)	Melakukan perawatan terhadap alat pendukung agar bisa digunakan dalam waktu yang cukup lama	Mengumpulkan semua data transaksi baik dari pengadaan ataupun penjualan untuk dijadikan bahan presentasi pertanggung jawaban keuangan perusahaan	Mengatur gaji setiap karyawan sesuai dengan tugas masing-masing
	Menerima pembayaran dari konsumen (kasir)	Memilih komposisi yang cocok untuk kopi tersebut	Mencatat data penjualan untuk perkiraan penjualan di masa depan	Menjalin kerja sama dengan investor Bank Swasta ataupun investor lain sebagai suntikan dana
	Menentukan harga produk	Menganalisis eksistensi produk untuk penjualan masa depan
Sistem Informasi	Menerima data request pesanan	Mengirim data transaksi pembelian bahan baku	Merekap data transaksi pembayaran dan pesanan customer	Mendata profil karyawan
	Menginput transaksi pembayaran customer	Mendata komposisi bahan pembuatan kopi	Merekap data transaksi pembelian bahan baku	Mendata investor yang menjalin kerja sama

Area Fungsional Sistem Informasi terdapat beberapa hal didalamnya, antara lain:

• Input dan Output untuk setiap area fungsional
• Mencatat jenis data yang dibutuhkan oleh masing-masing area dan bagaimana karyawan menggunakan data tersebut
• Sistem Informasi memlihara hubungan antara semua area dan proses fungsional

    1. Marketing and Sale

• Membutuhkan data dari berbagai divisi lainnya
• Customer dapat langsung memesan kopi melalui web resmi penjualan berbasis website
• Promosi media sosial dan media cetak dapat dilakukan di berbagai platform yang sedang tranding saat ini
• Media Sosial yang dapat digunakan antara lain: Instagram, Tik Tok, Youtube, dll
• Media Cetak yang bisa untuk digunakan sebagai media promosi antara lain: Papan Reklame, Poster, Brosur
• Merancang diskon sebesar 5% untuk pelanggan dengan pembayaran dengan uang digital
• Uang digital yang dimaksud antara lain: Gopay, M-Banking, OVO, LinkAja, Dana
• Menentukan harga produk barang
• Harga produk dapat ditentukan dari besarnya biaya produksi, dan eksistensi produk di masyarakat
• Dalam penentuan harga dibutuhkan data penjualan dari divisi A/F untuk dapat disesuaikan agar perputaran uang tetap berjalan
• Memerlukan data dari HR untuk bertukar informasi terkait dengan kebutuhan perekrutan, perlidungan hukum, izin usaha, dll
• Input yang diperlukan oleh M/S:
• Data pesanan
• Statistik penjualan
• Output yang dihasilkan: 
• Strategi penjualan
• Pricing produk
• Data Pembayaran customer

    2. Supply Chain Management (SCM)

• Membutuhkan data dari berbagai divisi lainnya
• Melakukan pembelian bahan baku sesuai dengan kebutuhan produksi 
• Bahan mentah yang diperlukan: Kopi, Gula, Susu, Coklat Cair, Air
• Alat produksi : Termometer, Gelas, French Press, Sendok
• Memilih dan menjaga komposisi yang tepat untuk produksi kopi
• Menelaah lebih lanjut data statistik penjualan dari divisi A/F untuk dapat menyesuaikan biaya pembelian bahan baku dan perawatan alat produksi
• Menjaga kualitas bahan mentah untuk dapat diproduksi dengan sempurna dan tidak menjaga kepercayaan customer 
• Input yang diperlukan :
• Statistik penjualan kopi
• Perencanaan produksi
• Output yang dihasilkan:
• Pemesanan bahan baku
• Laporan pembelian dan produksi bahan baku
• Persediaan bahan baku mentah

    3. Accounting and Finance

• Membutuhkan data dari berbagai divisi lainnya
• Mencatat transaksi pembelian produk kopi dari customer
• Catatan transakaksi harus dilampiri dengan nota pesanan
• Mencatat data laporan pembelian bahan baku dan perawatan alat produksi
• Catatan pembelian bahan baku dan perawatan alat produksi wajib menyertakan bukti / nota 
• Mencatat penjualan untuk dijadikan data statistik penjualan bulanan
• Data statistik dapat berupa diagram batang atau diagram garis
• Input yang diperlukan:
• Data pembayaran dan pesanan customer
• Laporan pembelian dan produksi bahan baku
• Data biaya perawatan alat produksi
• Persediaan bahan baku mentah
• Output yang dihasilkan:
• Statistik penjualan kopi
• Laporan finansial perusahaan
• Perencanaan produksi

    4. Human Resource

• Membutuhkan data dari berbagai divisi
• Menjalankan dan mematuhi peraturan tentang perekrutan dan pelatihan karyawan baru
• Peraturan perekrutan berdasarkan peraturan pemerintah dan peraturan perusahaan
• Pelatihan karyawan harus mematuhi UU Pasal 21 No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan
• Mempromosikan jabatan baru untuk karyawan yang telah memenuhi kriteria jabatan yang akan dipegang
• Memberikan kompensasi kepada karyawan sesuai dengan peraturan pemeritah tentang ketenagakerjaan
• Memberhentikan karyawan jika dinilai telah kurang kompeten dan tidak memenuhi target yang direncanakan
• Input yang diperlukan:
• Laporan produksi dan penjualan untuk dijadikan proposal permohonan kerjasama dengan investor
• Data kebutuhan sumber daya manusia 
• Output yang dihasilkan:
• Menjalankan peraturan dengan sebaik-baiknya
• Pelatihan karyawan baru
• Kelahlian penggelolaan data perusahaan
• Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberhentikan karyawan
• Mengatur rancangan gaji karyawan yang sesuai dengan tugas dan kontribusi bagi perusahaan